REGULAMIN
korzystania z pomieszczeń
Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince
oraz Dworku w Białkowie
§ 1 – Zasady ogólne
- Niniejszy Regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania pomieszczeń Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince, usytuowanych w nieruchomości przy ul. Słubickiej 28 w Cybince. Przedmiotowa nieruchomość jest obiektem Gminy Cybinka, użyczonym zgodnie z umową użyczenia nr 70/2011 z dnia 15 listopada 2011 r., jak również przylegający do niej teren działki, użyczony zgodnie z umową użyczenia nr 78/2014 z dnia 04 grudnia 2014r.
Nieruchomość użytkowana przez MGOK w Cybince stanowi ogólnodostępny obiekt publiczny Gminy Cybinka i przeznaczona jest na prowadzenie działalności statutowej Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince. Do pomieszczeń podlegających korzystaniu należą:- sala widowiskowa (kino) wraz z holem,
- sala bankietowa 1,
- sala bankietowa 2,
- pomieszczenia socjalne i sanitarne, przylegające do sal,
- amfiteatr.
Korzystający może dodatkowo wynająć w MGOK sprzęt multimedialny wraz z obsługą sprzętu oraz zaplecze sceny z garderobami, wyposażenie, za które Najemca poniesie dodatkowe koszty, zgodnie z umową.
Pomieszczenia ww. obiektu są monitorowane.
- Niniejszy Regulamin określa również zasady udostępniania oraz użytkowania pomieszczeń w Dworku położonego w Białkowie nr 36A. Przedmiotowa nieruchomość jest obiektem Gminy Cybinka, użyczonym zgodnie z umową użyczenia nr 4/2022 z dnia 04 kwietnia 2022r.
Nieruchomość użytkowana przez MGOK w Cybince stanowi ogólnodostępny obiekt publiczny Gminy Cybinka i przeznaczona jest na prowadzenie działalności statutowej Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince. Do pomieszczeń podlegających korzystaniu należą:- sala bankietowa/kominkowa
- sala taneczna/wiejska
- pomieszczenia socjalne i sanitarne, przylegające do sal
- pokoje noclegowe.
- Ilekroć w Regulaminie jest użyte określenie:
- MGOK – należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny Ośrodek kultury w Cybince,
- Dyrektor – należy przez to rozumieć Dyrektora Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince,
- Korzystający– osoba/podmiot korzystająca z pomieszczeń MGOK, bez względu na formę prawną,
- Najemca – osoba fizyczna lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą, grupa ludzi, stowarzyszenie lub inna forma zorganizowanej działalności, która zawarła z MGOK umowę najmu,
- Regulamin – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Cybince.
- Impreza – należy przez to rozumieć spotkanie w formie zamkniętej dla zaproszonych gości, organizowane przez osobę fizyczną lub podmiot prowadzący działalność gospodarczą, grupę ludzi, stowarzyszenie lub inną formę zorganizowanej działalności, wymagającą podpisania umowy najmu,
- Wydarzenie – należy przez to rozumieć otwarte spotkanie o charakterze artystycznym, kulturalnym, edukacyjnym, patriotycznym, oświatowym, społecznym, turystycznym, sportowym, rekreacyjnym, mogące mieć również charakter masowy, organizowane przez MGOK, jak również inne podmioty współpracujące z MGOK.
- Warsztaty – zajęcia edukacyjne, kulturalne, artystyczne, szkoleniowe, sportowe, seminaria, kursy, itp., organizowane zarówno przez MGOK, jak również podmioty, z którymi spisywana jest umowa najmu lub umowa o współpracy lub porozumienia.
§ 2 – Zasady rezerwacji
- Rezerwacja pomieszczeń na wydarzenia/imprezy/warsztaty powinna być poprzedzone wcześniejszym ustaleniem dostępności pomieszczeń MGOK będących w zainteresowaniu podmiotów.
- Rezerwacja może być dokonana tylko przez osobę pełnoletnią:
- drogą pocztową,
- drogą mailową na adres: sekretaria@mgokcybinka.pl,
- telefonicznie 68 391 13 42,
- bezpośrednio u Dyrektora placówki, w przypadku wynająć w Dworku w Białkowie – rezerwacja u Pracownika ds. administracji.
- Rezerwacji należy dokonać najpóźniej na 2 dni przed planowaną datą wynajęcia.
- Pomieszczenia o których mowa w §1 ust 1 i 2 mogą podlegać wynajmowi. Podstawą wynajmu jest umowa sporządzona w 2 egzemplarzach, dla każdej ze stron, stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, który strony zobowiązują się zawrzeć najpóźniej na 1 dzień przez planowaną datą imprezy oraz podpisać Rejestr wyposażenia zaplecza kuchennego (załącznik nr 6).
- W przypadku wynajmu pokoju w Dworku w Białkowie, Najemca wpisuje się do Książki Meldunkowej (dostępnej u Pracownika ds. Administracji) oraz wypełnia Kartę Meldunkową (Załącznik nr 8).
- Strony dopuszczają możliwość modyfikacji treści wzoru umowy zgodnie z wolą stron.
- Wynajmu dokonuje się na podstawie aktualnego Cennika, wprowadzonego Zarządzeniem Dyrektora, dostępnego bezpośrednio w MGOK oraz na stronie internetowej. Cennik może ulec zmianie.
- Najemca może odstąpić od umowy najmu wyłącznie z zachowaniem formy pisemnej. Pismo w tej sprawie – wraz z uzasadnieniem – musi być dostarczone do MGOK najpóźniej na 2 dni przed datą wynajmu.
- W przypadku zrezygnowania z wynajmu na 2 tygodnie przez zarezerwowanym terminem, MGOK przysługuje kara umowna w wysokości 25% wartości najmu. Wyjątek stanowią nagłe zdarzenia losowe.
- W przypadku najmu pokoi noclegowych/sal w Dworku w Białkowie niezbędne jest złożenie wniosku w formie pisemnej (załącznik nr 3/4).
- W przypadku wynajęcia sal w Dworku w Białkowie, koszty mediów (prąd, śmieci, woda, ścieki, gaz) rozliczane będą dla każdorazowego najemcy według wskazań liczników w oparciu o aktualne ceny mediów obowiązujące u dostawców MGOK. Dla wynająć pomieszczeń Dworka w Białkowie stosuje się protokół zdawczo – odbiorczy (załącznik nr 5)
- Płatność za wynajęcie pomieszczeń przyjmowana jest po zakończeniu imprezy przelewem na konto bankowe nr 45 8371 1022 5500 4659 2000 0020.
- W przypadku przeprowadzania wyborów, imprez, uroczystości lub wydarzeń organizowanych przez Gminę Cybinka lub z jej udziałem, których termin realizacji koliduje z wcześniej wpisanym do harmonogramu wydarzeniem organizowanym przez dany podmiot lub osobę, pracownik ds. administracji ma obowiązek poinformować o powyższym ww. podmiot lub osobę i zaproponować inny termin organizacji wydarzenia.
- Dyrektor MGOK może podjąć decyzję o częściowym lub całościowym odstąpieniu od pobierania opłat za wynajem pomieszczeń i świadczenie innych usług w MGOK w przypadku:
- działań niekomercyjnych, zbieżnych z celami statutowymi MGOK lub prowadzonych przez instytucje podległe Gminie Cybinka,
- działań zbieżnych z celami statutowymi MGOK realizowanych w ramach współorganizacji imprez/wydarzeń/warsztatów na podstawie odrębnych umów i porozumień,
- wydarzeń charytatywnych, ogólnospołecznych, kulturalnych służących mieszkańcom Gminy Cybinka,
- działań prowadzonych przez Organizatora MGOK tj. Gminę Cybinka,
- wynajęcia zespołom artystycznym, grupom, kołom i innym formom zorganizowanej działalności, organizacjom społecznym, stowarzyszeniom, podmiotom prowadzącym działalność z zakresu edukacji kulturalnej, które działają na stałe przy MGOK lub podpisały z MGOK umowy o współpracy. W powyższych przypadkach obowiązuje Formularz udostępnienia obiektu (załącznik nr 7).
- W wymienionych w pkt 13 przypadkach nie musi być spisywana umowa najmu a jedynie podstawą jest pismo skierowane na ręce Dyrektora MGOK od Najemcy, z którego treści wynika cel i uzasadnienie odstąpienia od opłat wynajmu oraz pozytywna decyzja Dyrektora.
- MGOK zastrzega sobie prawo do nagrywania i fotografowania uczestników wydarzeń oraz warsztatów oraz wykorzystania ich wizerunków i prac w celach promocyjnych. Organizator wydarzenia lub warsztatów, zobowiązany jest we własnym zakresie do uzyskania zgody osób biorących udział wydarzeniu na prawo, o którym mowa w pkt.12.
§ 3 – Obowiązki Korzystającego
- Korzystający z pomieszczenia w MGOK jest zobowiązany do:
- utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania imprez/wydarzeń/warsztatów we wszystkich wynajmowanych pomieszczeniach;
- usunięcia wszystkich wniesionych do pomieszczeń własnych materiałów, sprzętów, urządzeń itp.;
- sprzątnięcia udostępnionych pomieszczeń;
- pozostawienia pomieszczeń w takim stanie, w jakim zostały przekazane;
- przestrzegania przepisów sanitarnych, BHP i przeciwpożarowych.
- Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe, powstałe w związku z korzystaniem z pomieszczeń ponosi korzystający, w szczególności odnosi się to do utraty, ubytku, uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu, wynajętych pomieszczeń lub innych przedmiotów będących własnością MGOK, jak również naruszenie dobrego wizerunku MGOK.
- MGOK nie ponosi odpowiedzialności za straty wynikłe w zakresie mienia wartościowego i pozostawionych rzeczy osobistych Korzystającego i uczestników imprez/wydarzeń/warsztatów przez niego organizowanych.
- Osoby współdziałające z Korzystającym oraz jego goście przebywający w udostępnionych pomieszczeniach, powinny wykorzystywać je zgodnie z przeznaczeniem.
- Zwrot udostępnionego Korzystającemu pomieszczenia powinien nastąpić maksymalnie w ciągu 1 doby od zakończenia okresu najmu, w celu przeprowadzenia wspólnych oględzin przez Korzystającego i przedstawiciela MGOK stanu pomieszczenia i wyposażenia, chyba, że umowa stanowi inaczej.
- Wszelkie szkody wynikłe z użytkowania Korzystający zobowiązany jest niezwłocznie naprawić lub pokryć ich wartość.
- W przypadku konieczności wezwania grupy interwencyjnej lub innych służb na skutek zakłócenia porządku wynikłego z winy uczestników imprezy, Korzystający jest obowiązany pokryć koszty interwencji, na podstawie wystawionej przez MGOK refaktury
- Korzystający w przypadku organizacji koncertów, imprez rodzinnych itp. ponosi odpowiedzialność za opłaty ZAiKS i opłaty innych stowarzyszeń zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. oraz okazania dokumentów w razie ewentualnej kontroli, chyba, że umowa stanowi inaczej.
- Korzystający ma prawo do własnego cateringu podczas imprezy/wydarzeń/warsztatów, za który ponosi wyłączną odpowiedzialność.
§ 4 – Zasady uczestnictwa w warsztatach
- Oferta warsztatów odbywających się na terenie MGOK mogą być odpłatne lub nieodpłatne, w zależności od umów zawiązanych z prowadzącymi. Kalendarz pracy jest dostępny na stornie internetowej lub w siedzibie MGOK.
- Uczestnikami zajęć są osoby wyrażające chęć uczestnictwa w nich i spełniające kryteria wiekowe dla danej grupy. Ponadto do uczestnictwa w zajęciach konieczne jest wypełnienie KARTY UCZESTNICTWA W ZAJĘCIACH, stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu oraz potwierdzenie zapoznania się z ewentualnym regulaminem zajęć. Do każdych warsztatów sporządzana jest również lista uczestników. W przypadku małoletnich konieczna jest zgoda rodziców na uczestnictwo w warsztatach, a także zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych oraz zgoda na korzystanie w celach reklamowych z wizerunku uczestników.
- Podczas warsztatów uczestnik znajduje się pod opieką instruktora prowadzącego. Rodzic/prawny opiekun podejmuje decyzję w sprawie opuszczania dziecka zajęć po ich zakończeniu. W sytuacji, gdy rodzic nie wyraża zgody na samowolne opuszczenie warsztatów przez dziecko zobowiązany jest do odebrania uczestnika warsztatów (dziecka) bezpośrednio po zajęciach i ponosi pełną odpowiedzialność za bezpieczny powrót dziecka do domu. Po zakończeniu warsztatów i zadeklarowanej zgody rodzica na samowolne opuszczenie ich przez dziecko, po zakończeniu, instruktor oraz MGOK nie bierze odpowiedzialności za powrót dziecka do domu.
- MGOK zastrzega sobie prawo do nagrywania i fotografowania uczestników warsztatów oraz wykorzystania ich wizerunków w celach promocyjnych.
- MGOK nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne kontuzje lub nieszczęśliwe wypadki uczestników oraz za rzeczy wartościowe, które mogą zostać zgubione, skradzione, zniszczone, a nie zostały zdeponowane.
- Za zniszczenie, uszkodzenie mienia MGOK odpowiada sprawca. W przypadku osób niepełnoletnich odpowiada rodzic lub opiekun prawny.
§ 5 – Przepisy porządkowe
- Wszelkie prace podejmowane na terenie wynajmowanych pomieszczeń związane z organizacją imprezy/wydarzenia/ warsztatów, mogą być prowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Dyrektorem MGOK.
- Niedozwolona jest zmiana wystroju sal, zamontowanego sprzętu itp., bez wcześniejszej zgody Dyrektora MGOK.
- Na terenie MGOK obowiązuje całkowity zakaz palenia.
- Na terenie MGOK obowiązuje zakaz wprowadzania zwierząt.
- Sprzedaż napojów alkoholowych na terenie obiektów kultury jest zakazana.
- MGOK zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia pomieszczeń w przypadku, gdy charakter organizowanej imprezy:
- jest sprzeczny ze Statutem MGOK,
- jest sprzeczny z przepisami prawa,
- jest sprzeczny z interesami MGOK,
- może w sposób negatywny wpłynąć na wizerunek instytucji.
- MGOK w Cybince zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia pomieszczeń firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.
§ 6 – Przepisy końcowe
W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa.
Regulamin obowiązuje od dnia 01 stycznia 2026 r.